Rahasia Penulisan Surat Formal yang Bikin Orang Langsung “Iya!”
Siapa sih yang nggak pernah berurusan dengan surat formal? Entah itu surat lamaran kerja, surat permohonan dana, atau bahkan surat komplain ke layanan pelanggan. Intinya, surat formal adalah jembatan komunikasi penting dalam dunia profesional dan birokrasi. Tapi, pernah nggak merasa surat yang kita kirim kayaknya kurang “nendang” atau kurang meyakinkan? Nah, kali ini kita bakal kupas tuntas rahasia menulis surat formal yang bisa bikin orang langsung bilang “Iya!”
Baca juga: “Menjadi Profesional Sejati Lewat Praktek Kerja Lapangan”
Menulis surat formal itu bukan cuma sekadar menyusun kata-kata yang baku dan kaku. Lebih dari itu, surat formal yang efektif adalah surat yang mampu menyampaikan pesan dengan jelas, sopan, dan yang paling penting, meyakinkan! Yuk, simak tips dan triknya!
Kenapa Sih Surat Formal Seringkali Terasa Kaku dan Nggak Meyakinkan?
Pernah nggak sih baca surat formal yang isinya bertele-tele dan susah dipahami? Atau malah surat yang terkesan “maksa” dan nggak menghargai penerima? Nah, inilah beberapa alasan kenapa surat formal seringkali terasa kaku dan kurang meyakinkan:
Terlalu banyak jargon: Penggunaan istilah-istilah yang rumit dan kurang familiar bisa bikin penerima surat bingung dan malas untuk melanjutkan membaca.
Nada bicara yang terlalu kaku: Surat formal memang harus sopan, tapi bukan berarti harus kaku dan dingin. Nada bicara yang terlalu formal bisa menciptakan jarak antara penulis dan penerima.
Kurang fokus pada tujuan: Terkadang, penulis terlalu fokus pada format dan aturan penulisan sehingga melupakan tujuan utama dari surat tersebut.
Tidak memberikan bukti yang kuat: Permohonan atau klaim yang diajukan dalam surat harus didukung dengan bukti-bukti yang relevan dan meyakinkan.
Bagaimana Cara Membuat Surat Formal yang Lebih “Hidup” dan Meyakinkan?
Oke, sekarang kita masuk ke bagian yang paling penting, yaitu bagaimana cara membuat surat formal yang lebih hidup, meyakinkan, dan tentunya, efektif. Berikut beberapa tips yang bisa kamu coba:
1. Pahami Tujuan Surat: Sebelum mulai menulis, tanyakan pada diri sendiri: Apa yang ingin saya capai dengan surat ini? Tujuan yang jelas akan membantu kamu untuk fokus pada pesan utama dan menghindari informasi yang tidak relevan.
2. Kenali Siapa Penerima Surat: Bayangkan siapa yang akan membaca suratmu. Apakah dia seorang CEO perusahaan besar, seorang petugas administrasi, atau seorang dosen? Mengetahui siapa penerima surat akan membantu kamu untuk menyesuaikan gaya bahasa dan nada bicara yang sesuai.
3. Gunakan Bahasa yang Jelas dan Ringkas: Hindari penggunaan jargon dan kalimat yang berbelit-belit. Gunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar, tetapi tetap mudah dipahami. Ingat, tujuanmu adalah untuk menyampaikan pesan dengan sejelas mungkin.
4. Sertakan Bukti yang Kuat: Jika kamu mengajukan permohonan atau klaim, pastikan untuk menyertakan bukti-bukti yang relevan. Bukti yang kuat akan meningkatkan kredibilitas suratmu dan membuat penerima surat lebih yakin.
5. Tunjukkan Empati dan Hormat: Tulis surat dengan nada bicara yang sopan dan menghargai. Tunjukkan bahwa kamu memahami perspektif penerima surat dan menghargai waktu mereka.
6. Perhatikan Format dan Tata Bahasa: Walaupun fokus kita adalah pada isi surat, format dan tata bahasa tetap penting. Pastikan suratmu rapi, mudah dibaca, dan bebas dari kesalahan ketik.
7. Gunakan Kalimat Aktif: Kalimat aktif cenderung lebih ringkas dan mudah dipahami daripada kalimat pasif. Misalnya, daripada menulis “Permohonan ini akan dipertimbangkan oleh tim kami,” lebih baik tulis “Tim kami akan mempertimbangkan permohonan ini.”
8. Berikan “Call to Action” yang Jelas: Di akhir surat, berikan instruksi yang jelas tentang apa yang kamu harapkan dari penerima surat. Misalnya, “Kami harap Bapak/Ibu dapat mempertimbangkan permohonan ini dan memberikan balasan secepatnya.”
Apa Saja yang Harus Dihindari dalam Penulisan Surat Formal?
Nah, ini juga penting. Berikut beberapa hal yang sebaiknya kamu hindari dalam penulisan surat formal:
Emosi yang Berlebihan: Hindari menulis surat dalam keadaan emosi yang tidak stabil. Surat yang ditulis dengan marah atau frustrasi cenderung kurang profesional dan tidak meyakinkan.
Ancaman atau Tuntutan yang Tidak Beralasan: Surat formal sebaiknya ditulis dengan nada yang sopan dan menghargai. Hindari memberikan ancaman atau tuntutan yang tidak beralasan.
Informasi yang Tidak Relevan: Fokus pada informasi yang penting dan relevan dengan tujuan surat. Hindari memasukkan informasi yang tidak perlu dan hanya akan membuat suratmu bertele-tele.
Contoh Kasus: Surat Lamaran Kerja yang “Nggak Biasa”
Misalnya, kamu ingin melamar kerja di sebuah perusahaan yang dikenal kreatif dan inovatif. Daripada menulis surat lamaran yang kaku dan generik, cobalah untuk menambahkan sentuhan personal yang menunjukkan kepribadianmu. Misalnya, kamu bisa menceritakan pengalaman yang relevan dengan posisi yang dilamar dengan gaya bahasa yang lebih santai dan engaging. Tentu saja, tetap perhatikan kesopanan dan profesionalisme.
Dengan menerapkan tips dan trik di atas, dijamin surat formalmu akan lebih “hidup,” meyakinkan, dan tentunya, efektif. Selamat mencoba dan semoga sukses!
Penulis: Ginasti